摘要：自动化办公系统因其在提升公司管理运行水平等方面有着显著作用，很多公司有序组织推进自动化办公系统的发展应用。但因人员素质水平和核心技术研发能力等不够，自动化办公系统的发展进度和取得的成效还不理想。本文通过阐述自动化办公系统的发展趋势、存在问题、改进建议等内容，进一步探索公司自动化办公系统发展的方式方法。

关键字：自动化办公系统；组织架构；核心技术；管理运行

一、概况 

我国有序展开自动化办公系统的发展、应用等工作已近40年，目前已初见规模，并逐渐展示出持续改进公司内部组织架构、有效简化公司现有工作内容、稳步提高公司管理运行等效果。但必须以理性的战略头脑，加快推进公司组织架构的整合、人员素质的提升、核心技术的研发等工作，才可以更充分利用自动化办公系统，有效提升公司管理运行的水平。

二、发展应用自动化办公系统存在的问题

（一）组织架构内容的整合不到位

一是OA系统组织架构的内容不合理。公司的组织架构是其实现内部高效运转、取得良好绩效的先决条件，但在公司发展的过程中，有的公司组织设计形成的各个部门、各个层次之间的排列方式不明确，人力资源、财务、科技发展等要素的组合形式不合理，直接导致公司OA系统的组织架构的不合理，造成OA系统不可以有力支持公司的各级工作。二是OA系统与公司组织架构的整合不理想，导致公司OA系统与公司组织架构的整合速度、效果还不能达到公司OA系统的发展、应用的管理目标。

（二）使用系统的人员素质不一

一是生产运行单位的员工素质不高。很多公司的生产运行单位仍注重公司员工的现场操作，有的工作人员不能熟练使用电子计算机，导致公司自动化办公系统的发展不全面，OA系统的应用不顺利，管理运行的效果不达标等问题出现。二是技术服务类单位的员工过于专业。科学研究院所等技术服务类单位员工对OA系统的基本要求过高，而OA系统基础信息还不能很好满足快速传输、储存、选择有效信息等实际需要。

（三）办公系统的核心技术不成熟

一是在设备设施方面，在用设备的质量不达标，无法达到OA系统的运行要求，尤其是数据信息传输、储存的完整性和逻辑性；设备设施的改进不到位，导致OA系统的设备设施不足以达到较高的信息处理量、不能满足同时处理不同任务需要。二是在逻辑编程方面，逻辑编程的更新不及时，导致OA系统的发展不全面、应用不同步，直接影响处理有关数据信息的效率。三是在逻辑语言方面，因内容不细致、不准确，造成企业发展、应用OA系统没有达到预计效果。

（四）合作公司的竞争环境不理想

一是有的企业利用合作公司开展OA系统建设，仅依靠当下数据信息，制定一系列管理办法，因管理办法可实施性不高，直接导致合作公司间缺少良性竞争。二是因合作公司市场垄断，对企业发展的影响越来越大，直接导致企业在发展、应用OA系统中，过于依靠单一的合作公司，逐渐丧失制定部署相关发展战略的主动权。

（五）办公系统的支出过高

一是有的企业在发展、应用自动化办公系统上耗费了大量的资源。虽然各类OA系统的功能不同，但因没有战略规划，发展、应用自动化办公系统的支出超出预计。二是部分企业发展、应用OA系统的效果不明显。

三、自动化办公系统改进建议

（一）有效整合公司的组织架构内容

一是公司组织架构等内容的整合。公司仍需有效整合各职能重叠机构，科学部署各部门的岗位职责，提高公司各级管理运行的合理性、流畅性，并做好管理规定的完善、核心技术的改进、人员素质的提升等基础工作，才可以为公司组织架构等内容的改进夯实基础。二是OA系统与公司组织架构内容的改进。在公司组织架构内容健全的基础上，分析研究各类可控与不可控因素，合理改进公司OA系统的有关内容，从而提升OA系统的实用性。同时，及时制定公司OA系统的使用指南，确保公司可以使用OA系统精准、快速落实各项工作。

（二）持续提升使用系统人员的素质

一是持续提升公司使用OA系统的人员的素质。合理制定公司有关的工作培训的计划，有序进行自动化办公系统相关知识的工作培训，帮助公司员工拥有熟练运行OA系统的基础技能。二是全面提高公司员工在使用OA系统方面的认识。对于具有不同想法的工作人员，应多做思想工作提高认识，从思想上改变陈旧的工作方式和管理形式，使他们确立自动化办公系统在生产经营活动中的地位和作用，以更大的热情支持自动化办公系统的发展、应用。三是继续完善公司在人员调整方面的工作内容。在很多公司，不会使用OA系统的员工的年龄偏高，将随着公司持续推进OA系统的发展、应用而逐渐退休或调离重要岗位，而接受过良好教育的大学毕业生将逐步填补空缺，因此有关的公司应针对公司各级单位的人事，科学、合理地制定公司相关的管理办法，有效解决部分单位人员素质偏低的问题，才可以进一步做好公司与OA系统有关的工作。

（三）不断研发办公系统的核心技术

在设备设施方面，一是在公司拥有较高水平的核心技术的基础上，进一步分析相关领域的科技发展趋势，合理制定OA系统的设备设施的购置计划，确保公司的支出收益达到公司管理运行的目标，从而进一步夯实OA系统的核心技术基础，高质量发展、应用自动化办公系统。二是及时了解OA系统准确的数据信息，细致制定实用性、可靠性强的设计方案，以合理设置自动化办公系统有关的设备，从而持续提升公司设备设施的使用效果。

在逻辑编程方面，一是合理利用现有系统软件的资源，持续更新自动化办公系统的软件内容。

在软件程序版本一致的基础上，切实做到公司各个部门的协调合作，全面落实公司的各项管理工作，从而改善公司发展、应用OA系统及其软件程序的效果。二是继续完善现有系统及软件的应用功能，不断提高公司有关的软件、系统与平台的兼容性，从而进一步降低公司日常办公的难度。三是逐步发展与公司有关的信息共享、统计、分析和选择的软件，减少公司重复工作的数量，有效激活公司管理运行的活力。

在逻辑语言方面，一是有效改进各类逻辑语言的内容，持续提高逻辑语言的逻辑性、稳定性。

在传输OA系统的数据信息时，进一步减少OA系统的BUG，确保OA系统可以正确执行各项命令，并切实做到公司OA系统各环节的有序进行，以达到OA系统辅助公司日常办公的基本条件。二是进一步改进公司使用逻辑语言的方法方式，不断开发语言统一的，彼此独立又相互兼容的软件，有效解决当下公司OA系统在逻辑语言方面的问题，从而夯实未来自动化办公系统升级工作基础。

（四）继续完善合作公司的竞争环境

一是改进有关的管理规定、管理办法的内容。逐步改进公司与合作公司有关的管理规定、管理办法，合理制定公司有关的管理措施，全面落实公司有关的管理工作的内容，为合作公司提供良性的竞争环境。在合作公司公平竞争的基础上，合理利用合作公司的数据信息，进一步做好公司相关科技及产品的研发，确实做到公司OA系统的构建及维护等方面的工作，为公司自动化办公系统的运行提供助力。二是引导合作公司做好与OA系统有关的维护工作。合作公司要持续做好自动化办公系统的维护，设置专业人员针对OA系统的常见问题的反馈、处理等，有序开展一系列的维护工作。在保证自动化办公系统的正常运行的基础上，逐步提高合作公司OA系统的运维服务水平，从而确保设备设施可以有效辅助公司工作人员进行日常工作。

（五）合理平衡办公系统的支出收益

一是降低公司在OA系统方面的支出。深入分析相关领域的发展形势，合理制定公司发展、应用OA系统的计划，有序推进公司各级管理工作的内容，尤其是做好OA系统有关设备设施的购置。合理制定自动化办公系统的维护的工作计划，确保公司拥有足够的维护人员数量，定期进行公司OA系统的维护，以满足公司管理运行的需要。二是提升公司有关方面的收益。确实做到公司人员素质的提升、核心技术的改进等方面的工作，确保公司可以有效开展各级的管理运行工作，从而提升公司的管理运行水平。全面发展功能强大的自动化办公系统，做好公司各级的自动化办公系统的应用，从而降低公司重复工作的数量，有效提升公司管理运行的收益。

（六）自动化办公系统的升级

目前，自动化办公系统的相关设备已经拥有通过键盘、语音等，将信息传输至终端的能力，终端已经可以做到日常办公数据信息的自动识别、归类，但仍需进一步的升级，确实做到OA系统与人工智能的结合，确保升级后的自动化办公系统可以深入分析公司现有的数据信息，利用公司各决策的结果，自动进行选择，或是深入分析公司各决策出现各种结果的可能，进行有关工作的选择，又或是结合两者进行处理。虽然，很多公司已开始制定自动化办公系统的升级等方面的工作计划，将自动化办公系统的升级视为公司的管理工作的内容，各公司仍需清醒地认识到自动化办公系统发展过程的不足，持续改进公司现有的自动化办公系统，确实做到自动化办公系统的应用等工作，从而夯实公司自动化办公系统的基础，以提升公司的管理运行的水平，改善公司有关工作的支出收益。

四、结论

本文对自动化办公系统的发展、应用进行了全面而深入的剖析，针对这些问题，本研究提出了一系列具有针对性的改进建议，有效整合公司的组织架构，持续提升公司人员的素质，不断研发与OA系统有关的核心技术，继续完善合作公司的竞争环境，合理平衡办公系统的支出收益，进一步升级公司的自动化办公系统。通过电子化、信息化手段，进一步改善工作效率，降低运营成本。本研究的成果对于企业在加快发展应用自动化办公系统时，可以参考改进建议，结合自身实际情况，有针对性地解决存在的问题，优化OA系统的应用，从而提升办公效率和管理水平，增强企业的竞争力，实现企业的可持续和高质量发展。

（参考文献略）